- Si no estoy, las cosas NO FUNCIONAN como debieran.
- Se fue un colaborador CLAVE y dejó un hueco en la operación.
Estos y otros comentarios los hemos achuchado mil veces de empresarios que se quejan cuando los experimentan. No es que esté mal experimentarlos, lo malo es que lo experimentes más de una vez. Es por eso que te presentamos las siguientes ventajas:
VENTAJAS PARA LA EMPRESA
- Continuidad en la operación. – en los tiempos actuales donde los cambios son vertiginosos es clave tener la certeza de que nuestra operación interna funciona bajo procesos y procedimientos probados para tener esa tranquilidad de que si no estamos en la empresa las cosas siguen funcionando y los recursos siguen entrando.
- Mantener estándares. – es importante que podamos cumplir con nuestra promesa de venta tanto en productos como en servicios y saber que estos tienen la calidad óptima o que en cualquier sucursal que tengamos TODO ES IGUAL, tener cero reclamos de clientes o que los clientes prefieran una sucursal que otra. Un ejemplo claro de esto son los restaurantes “LOS TROMPOS” donde en cualquier sucursal el servicio es excelente y la comida sabe igual.
- Fortalecer la marca – para convertirte en una organización uno de los peldaños es desarrollar tu marca y esto se logra demostrándole a los clientes que contigo “siempre ganan”, que donde la empresa esté presente, siempre comunicará y llevará la esencia de su misión y propósito. Otro factor importante para fortalecer la marca es la congruencia y la uniformidad de la imagen en todos los canales que se presente. Una marca fuerte lleva la esencia de su misión y propósito.
- Medir el desempeño. – hablar el lenguaje de los números nos ha llevado a un nivel de desarrollo que nos permite crear y establecer acuerdos de manera objetiva y clara. El usar la intuición y la experiencia ayuda, pero es hora de empezar a ser más precisos para saber si una persona está dando el 100 o está dando el 60 de su capacidad… “Lo que no se puede medir, no se puede mejorar”.
- Dimensionar la estructura organizacional. – tener claro cuáles son nuestro procesos y procedimientos clave permite enfocarnos en ellos para establecer “la estructura administrativa y de personal alienados a la misión de la organización” que soporte la operación de la empresa. Saber en qué área de la empresa invertir brida certeza para maximizar los recursos. En la actualidad tener una jerarquía escalonada ya no es tan productivo como tener líderes que dirijan equipos de trabajo.
- Conservar el conocimiento. – esto por dos razones principales la primera es que los colaboradores puedan aprender rápido cuando lleguen o se capaciten y su curva de entrenamiento sea corta y le cueste poco a la empresa; la segunda es que cuando una generación termina y los hijos heredan la empresa, si no están establecidas bien las bases hay muchas probabilidades que la empresa quiebre. El 90 % de las empresas en México son familiares y un plan de sucesión es una excelente herramienta para lograr eso. Gran parte de el plan de sucesión está basado en los procesos operativos internos y para poder tenerlos hay que
VENTAJAS PARA LOS CLIENTES
- Fidelidad del cliente. – el crecimiento se da cuando hay recompra y recomendación. Un cliente satisfecho es el mejor y más económico marketing que podemos tener ya que una recomendación de boca en boca tiene un 55 % de probabilidad de que el nuevo recomendando compre. Para que una empresa aspire a ser una organización es clave que perfile a sus clientes a convertirse en embajadores de su marca.
- Satisfacción garantizada. – esta va para las tres entidades que estamos tratando (en este artículo) tanto para los clientes como para los colaboradores y la empresa misma. La satisfacción de un cliente se logra desde adentro de la empresa, con la energía y claridad de propósito con la que llegan a desempeñarse los colaboradores en el día. No sólo es vender un producto o un servicio hay que vender una grata experiencia, un momento para compartir.
VENTAJAS PARA LOS COLABORADORES
- Mejora y aumenta la seguridad. – tanto en seguridad del personal para evitar accidentes y se desempeñen en un ambiente óptimo. Para apegarse y cumplir las normativas de Seguridad e Higiene como la NOM-019 y la que está sonando mucho ahora la NOM-035 Factores de Riesgo Psicosocial es fundamental tener documentado los procedimientos de trabajo para que se pueda implementar mejoras en los puestos de trabajo.
- Herramienta de aprendizaje rápido. – la comunicación visual enriquecida con imágenes es más efectiva que la comunicación con sólo texto, así como las antiguas civilizaciones se comunicaban con pictogramas, las soluciones que brindamos tienen esa misma capacidad.
Además, que teniendo tus procedimientos documentado y ordenados permites un mayor accedo a la información táctica de la organización que permite el ágil funcionamiento de los puestos.
En Betprocess conceptualizamos procesos para llevarlos a un nivel infográfico y el aprendizaje pueda ser más rápido y efectivo en tu organización.
Estos 10 puntos te dan claridad sobre la importancia de documentar los procesos para que salgas del caos del día a día y establezcas las bases de un crecimiento ordenado y pasar de lo informal a lo profesional, pasar de ser una empresa a ser una organización.
Jorge Luis Acosta Guzmán / CEO y Socio fundador de Betprocess.